Het uitbetalen van het salaris aan medewerkers is een terugkerende klus die veel tijd in beslag neemt, zeker als je weinig of geen ervaring hebt met salaris administratie. Tijd die je waarschijnlijk liever aan andere dingen besteedt. Door het payrollproces te stroomlijnen, kun je de tijd die je hieraan periodiek besteedt aanzienlijk verminderen. Het zorgt er ook voor dat je niets vergeet. Wil jij ook beter en efficiënter werken? Je kunt dan kiezen voor het uitbesteden salaris administratie, maar je kunt ook gebruik maken van de onderstaande tips voor een goede salaris administratie.
Online systeem
Om onnodig papierwerk te voorkomen of papierwerk te verzamelen voordat je aan de salarisverwerking kunt beginnen, kun je het beste werken met een online systeem voor tijdregistratie en verlofregistratie. Door simpelweg alle benodigde gegevens op één plek te registreren, maak je de tijdsverwerking voor salarisbetaling een stuk eenvoudiger. Kijk ook of er processen zijn die je kunt automatiseren, zodat je er geen omkijken meer naar hebt. Het is bovendien verstandig om te kiezen voor een online systeem aangezien zo een vervanger de salaris administratie kan doen als de salarisadministrateur ziek of afwezig is.
Vaste procedure
Het ontwikkelen van een vaste procedure voor de loonadministratie maakt het proces eenvoudiger. Leg deze procedure bijvoorbeeld vast in een handboek met bijbehorende checklist die bij elke salarisbetaling stapsgewijs kan worden ingevuld. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren om tot een correcte salarisbetaling over te gaan, voorkom je fouten en eventuele correctieproblemen en ontevredenheid van medewerkers, omdat hun salaris niet klopt. Je moet een keer investeren in het maken van deze checklist, in tijd of misschien geld wanneer je het maken van de checklist uitbesteedt, maar je hebt er daarna nog lang plezier van. Een andere extra tip is om aparte checklists op te stellen voor bijzondere situaties, zoals een checklist bij uitdiensttreding.
Up to date
Zorg dat je op de hoogte bent en blijft van eventuele wijzigingen in loonbelasting, premies en andere belangrijke gegevens voor salarisverwerking. Zo kun je deze wijzigingen direct doorvoeren in het online systeem en hoef je achteraf geen correcties door te voeren, wat natuurlijk gefrustreerde werknemers kan opleveren als ze te weinig salaris of iets dergelijks krijgen. Dit bespaart je veel tijd en ook geld, omdat de kosten van sommige fouten behoorlijk hoog kunnen zijn. Hierdoor moet je altijd up to date zijn.
Systemen verbinden
Werk je met een online systeem voor tijdregistratie, zorg dan dat dit gekoppeld is aan je salarissoftware. Dit voorkomt dat je de gegevens van de salaris van je werknemers handmatig moet invoeren, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Ook kun je hierdoor meer tijd besteden aan taken waar je geld mee kunt verdienen, wat je natuurlijk een stuk liever hebt. Zo hoef je alleen maar te controleren of alles in orde is voordat je de salarisbetaling doet. Een online systeem is over het algemeen gekoppeld aan meer dan 10 verschillende salarissoftwaresystemen, wat dus zeer handig kan zijn.
Salaris administratie uitbesteden
Wanneer je vindt dat het voeren van de loon administratie van je bedrijf je te veel tijd en energie kost, kun je er ook voor kiezen om het uit te besteden aan een professional. Zo heb je alle tijd voor je bedrijfsactiviteiten en weet je zeker dat de salarisbetaling aan de medewerkers op tijd geregeld wordt. Bovendien zal dit er over het algemeen voor zorgen dat er geen fouten gemaakt zullen worden in de salaris administratie. Natuurlijk zal dit wel wat meer geld kosten, maar het zal ook veel gedoe schelen als je kiest voor het uitbesteden.
