Een groot kerstfeest organiseren voor je personeel is niet alleen een leuke manier om het jaar af te sluiten, maar ook de perfecte gelegenheid om de feestdagen in te luiden. Aan zo’n festijn hangt helaas wel een behoorlijk prijskaartje en je wilt als werkgever natuurlijk voorkomen dat het qua kosten de spuigaten uitloopt. In dit artikel vertellen we waar je bij de organisatie op moet letten en op welke kosten je in ieder geval kunt rekenen.
Wie en wat
Allereerst heeft de hoeveelheid personeelsleden natuurlijk invloed op de totale kosten van het feest. Of je tien medewerkers hebt, of tachtig scheelt nogal een slok op een borrel. En over die borrel gesproken: wat wil je hen precies bieden? Simpelweg wat drank en cocktailnootjes? Zo geef je de standaard vrijdagmiddagborrel als het ware alleen het kerstthema mee. Of pak je het liever wat grootser aan? Met bijvoorbeeld catering, een dj en uitgebreide kerstversiering.
Dj en consumpties
Die laatste optie zorgt absoluut voor een knaller van een afsluiter. Maar het brengt vanzelfsprekend ook veel meer kosten met zich mee. Reken voor een dj al gauw op 100 euro per uur. Een simpele catering kost algauw 10 tot 15 euro per persoon. En voor drank ben je zeker nog eens de helft daarvan kwijt (7,50 tot 10 euro). Míts je geen bovengemiddeld dure alcoholsoorten koopt, zoals whisky, amaretto en cognac. Die zullen het ongetwijfeld goed doen, maar bier en wijn zijn vaak al meer dan voldoende om je mensen tevreden te krijgen.
Locatie
Je kunt overwegen om het feest op een externe locatie te organiseren, maar beter is eigenlijk om het gewoon op kantoor te doen. Misschien in de kantine, of in een vergaderzaal die je kunt omtoveren tot feestlocatie. Waarom het slimmer is om het in het eigen bedrijfspand te doen? Omdat de Belastingdienst het kerstfeest dan beschouwt als een ‘niet-ongebruikelijke voorziening’. Oftewel: je kunt de kosten dan opvoeren en het feest onbelast laten plaatsvinden. En dat scheelt je zo de helft van de kosten. En als je bedenkt dat je anders ook nog zou moeten betalen voor de huur van een externe ruimte is het voordeel al helemaal groot.
Kerstversiering
Welke locatie je ook kiest, één ding staat buiten kijf: kerstversiering mag onder geen beding ontbreken. En dat kun je natuurlijk zo duur of goedkoop maken als je zelf wilt. Feestverlichting kun je voordelig online aanschaffen en je kunt er heel kanten mee op. Het heeft een groot effect, brengt veel sfeer en behalve in de kerstboom kun je het ook gewoon aan het plafond hangen of aan de balie van de secretaresse. Je hebt er dus langer plezier van dan alleen tijdens het kerstfeest zelf. Denk qua versiering verder bijvoorbeeld aan een kerststal, kerstkransen of aan een opblaasbare kerstman.
Budget
Op basis van alle bovengenoemde punten kun je een prima schatting maken van de kosten die je kwijt zult zijn aan de organisatie van een kerstfeest. Maar hoeveel er onderaan de streep daadwerkelijk wordt uitgegeven, kan dan alsnog een verrassing voor je zijn. Het is daarom goed om van tevoren een budget vast te stellen. Zeker als je de organisatie deels uit handen geeft en je wilt voorkomen dat je medewerkers jouw zuurverdiende centen over de balk gaan smijten. Maak een reële raming van de kosten die je móet uitgeven en plak daar een maximum bedrag aan vast dat je wílt uitgeven. Hier moet iedereen die zich met de voorbereidingen bemoeit dan netjes aan houden.
Organisatietips
Als je ervoor wilt zorgen dat het feest een succes wordt – zodat je investering in ieder geval niet voor niets is – zijn er nog een aantal extra organisatietips die je maar beter ter harte kunt nemen. Om te beginnen is het van belang dat je een goede planning maakt. Zo creëer je overzicht voor wat er moet gebeuren, wanneer dat moet gebeuren en wie dat op zich neemt. En wat betreft die planning is het ook goed om de datum en het tijdstip van het kerstfeest vooraf duidelijk te communiceren naar alle medewerkers. Bekijk ook eens de nieuwste trends en verrassende personeelsuitjes om inspiratie op te doen. Als alles gepland is, kun je het beste de uitnodigingen vier tot zes weken van tevoren versturen. Op die manier kunnen zij er rekening mee houden en zorg je ervoor dat zoveel mogelijk mensen aanwezig zijn. Overweeg zelfs om het tijdens werktijd te doen, om afmeldingen te voorkomen.
