Wanneer je de taak hebt gekregen om een beurs te organiseren, komt er veel op je af. Er moet veel geregeld worden: bestellingen moeten geplaatst worden, mensen moeten ingehuurd worden en alles moet opgebouwd en klaargezet worden. Organisatorisch kan dit vrij ingewikkeld zijn en een goede voorbereiding is het halve werk. Hier zullen we enkele tips geven die ervoor zorgen dat je volledig voorbereid bent zodra de beurs begint.
Budget
Uiteraard is dit de plek waar alles begint: het budget. Je moet van tevoren duidelijk hebben met welk budget gewerkt kan worden. Het naast elkaar leggen van alle verwachte inkomsten en uitgaven is hier de beste manier voor. Zo kun je gemakkelijk een begroting opstellen en bepalen waar het geld naartoe moet gaan.
Huren
Voor een beurs of evenement zijn vaak veel items slechts eenmalig nodig. Nogal onzin om alles nieuw te kopen natuurlijk. Het huren van materialen is dan ook een hele geschikte optie. Je kunt zowel steigers en opbouwmateriaal, podia, lichten, tafels en een televisie huren bijvoorbeeld. Door dit op tijd te huren en door externe partijen te laten opbouwen en afbouwen, bespaar je jezelf een hoop stress en geld.
Locatie
De locatie van de beurs is natuurlijk erg belangrijk. Er moet genoeg ruimte zijn om alles neer te kunnen zetten wat je wil, er moeten genoeg mensen inpassen en er moet voldoende parkeerruimte zijn. Uiteraard moet de locatie ook beschikbaar zijn op de dagen dat je de beurs wil houden en binnen het budget passen.
Aankleding
Het ligt er natuurlijk aan wat voor soort beurs het is, maar de aankleding is vaak meer werk dan je denkt. Naast aankleding dat er leuk uitziet of bij een bepaald thema past, is ook logistieke aankleding nodig. Denk hierbij aan looproutes aangegeven op de grond, bordjes met aanwijzingen erop, een logo op de deur, nooduitgangen, et cetera.
Promotie
Wanneer je de locatie hebt geregeld en de datum heb bekendgemaakt, kun je de beurs gaan promoten. Denk hierbij aan het verspreiden van flyers, het inzetten van social media of een advertentie in de krant. Zo bereik je een groot publiek en kunnen er meer mensen naar de beurs komen.
