Wanneer jij een eigen bedrijf hebt, komt daar ook een stukje administratie bij kijken. Dat is meer dan facturen versturen en geld ontvangen. Als ondernemer moet je aangifte doen bij de belastingdienst. En daarvoor is het belangrijk dat jouw boekhouding aan een aantal regels voldoet, omdat dit anders wel eens problemen op kan leveren. Welke regels dit zijn, lees je hier.
Zelf doen of uitbesteden?
Ben jij geen held in boekhouden en weet je dat van jezelf? Of besteed je hier liever zo min mogelijk tijd aan? Dan ben je vrij om je boekhouding uit te besteden. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor wat de boekhouder allemaal met jouw administratie doet. Dus ook al doet deze ook je belastingaangifte: als er iets mis is, ben jij daar zelf voor verantwoordelijk voor de belastingdienst. Zorg dus dat je je boekhouder vertrouwt en dat je in ieder geval basiskennis hebt van hoe je boekhouding er uit zou moeten zien.
Doe jij je administratie liever zelf? Dat kan en mag natuurlijk ook. Dan kan het handig zijn om een boekhoudprogramma te gebruiken, daarmee wordt het een stuk eenvoudiger om alle benodigde gegevens vast te leggen en bij te houden. Vaak biedt zo’n programma de mogelijkheid om je belastingaangifte voor een heel eind klaar te zetten, deze hoef je dan alleen nog te controleren en versturen.
Welke regels gelden er vanuit de belastingdienst voor je boekhouding?
De belastingdienst heeft een rijtje regels voor ondernemers waar de administratie of boekhouding aan moet voldoen:
- vrijwel elke ondernemer moet een BTW-administratie bijhouden (zowel ontvangen als betaalde BTW). Kleine ondernemingen kunnen hierop uitzondering aanvragen;
- facturen moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden. Denk daarbij aan NAW gegevens van zowel jou als de afnemer, BTW- en KVK-nummer, datum, een opvolgend en uniek factuurnummer, wat er geleverd is, bedrag in- en exclusief BTW;
- alle inkomende en uitgaande facturen moeten worden bijgehouden en minimaal 7 jaar bewaard blijven;
- om in aanmerking te komen voor bepaalde aftrekposten moet het aantal gewerkte uren vastgelegd worden;
- reiskosten moeten bijgehouden kunnen worden;
- zorg dat je voor alles bewijzen hebt, in de vorm van lijsten, agenda’s, rittenregistraties etc.;
- gebruik zoveel mogelijk hulpmiddelen (kassasystemen, software) met een keurmerk.
Heb je personeel in dienst? Dan hoort de loonadministratie ook te kloppen uiteraard.
Bewijslast
Uiteindelijk komt het erop neer dat als de belastingdienst vragen heeft, je tot 7 jaar na dato aan moet kunnen tonen dat jouw ingevoerde gegevens juist zijn. Daarom is het belangrijk dat je alles wat invloed heeft op je BTW- of belastingaangifte vastlegt en bewaart. Doe je dat niet, dan kan dit je op een boete of terugbetaling aan de belastingdienst komen te staan. En andersom, mocht je het niet eens zijn met een beslissing of berekening van de belastingdienst, moet jij bewijzen dat zij fout zitten. Deze omgekeerde bewijslast kun je alleen aanleveren met een sluitende boekhouding.
Daarom is het de kosten van een goed boekhoudprogramma vaak al meer dan waard: het bespaart je kostbare tijd en later eventueel onnodig terugzoeken. En dat is ook wat waard!
